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Sphère d’activité

Les services administratifs

Les services administratifs jouent un rôle central dans toutes les organisations, puisque leur personnel gère les budgets, l'information, la répartition du travail, etc. Autrement dit, le bon fonctionnement d'une entreprise dépend pour beaucoup de la maind'œuvre du secteur administratif.

Au cours des vingt dernières années, celle-ci s'est distinguée par sa capacité d'adaptation qui fut régulièrement mise à l'épreuve, car plus l'informatisation se généralisait et plus les tâches des travailleurs se modifiaient. Le personnel de bureau et de secrétariat fut particulièrement touché, étant donné l'ampleur des bouleversements générés par la bureautique.

Cette révolution a encore des conséquences sur les exigences actuelles en matière d'emploi. Ainsi, les secrétaires doivent maintenant maîtriser l'ensemble des logiciels de bureau usuels, en plus du traitement de texte, de l'Internet et du courrier électronique. Savoir s'adapter vite et bien demeure donc essentiel : d'une part, les outils informatiques utilisés par les services administratifs évoluent à un rythme effréné; d'autre part, l'ouverture des marchés engendre d'autres pratiques et des attentes inédites; enfin, la clientèle québécoise elle-même se diversifie et impose aux organisations de revoir leurs façons de procéder.

La gestion du changement vient donc s'ajouter à la mission de l'administrateur. On mise sur son sens de l'innovation et sur son dynamisme pour harmoniser le développement de l'entreprise avec les nouvelles règles du jeu des affaires. On lui demande aussi de faire preuve de leadership dans les situations incertaines et d'être un communicateur persuasif, capable de mobiliser ses troupes dans les situations de changement.

Ces mêmes facultés de s'exprimer, d'écouter, de comprendre et de se faire comprendre sont pareillement indispensables aux personnes qui travaillent dans le domaine du commerce international. On comprend donc que, dans ce domaine, les techniciens doivent généralement manier l'anglais avec aisance et que la connaissance d'autres langues constitue un atout. Les différences culturelles exigent par ailleurs une ouverture d'esprit hors du commun. La patience et la persévérance sont également de mise, car les négociations d'affaires à l'étranger ne se font pas nécessairement au même rythme qu'au Québec.

Jusqu'à un certain point, ce qui précède vaut aussi pour les techniciens et adjoints administratifs qui, selon les nouvelles tendances, coiffent fréquemment le chapeau des absents. Ils peuvent par exemple devoir participer aux missions commerciales quand aucun employé n'assume cette fonction dans l'entreprise. De même, on leur confie parfois la charge d'embaucher du personnel là où personne n'a ce mandat particulier. D'ailleurs, entre deux bons candidats – donc entre deux candidats très polyvalents –, les compétences en gestion des ressources humaines font maintenant la différence aux yeux de nombreux employeurs. Par ailleurs, les secrétaires qui possèdent cette aptitude sont les préférées de plusieurs employeurs, à condition qu'elles s'expriment aussi impeccablement qu'elles rédigent, que ce soit en français ou en anglais. L'exigence du bilinguisme à l'écrit se justifie notamment par le fait que la révision et la traduction de textes s'inscrivent de plus en plus souvent dans l'éventail de leurs tâches. Enfin, la créativité est une faculté de plus en plus recherchée chez les secrétaires, puisque la conception et la présentation visuelle des documents qu'elles produisent contribuent à façonner l'image de l'entreprise. Il en va de même des réceptionnistes qui, par l'accueil qu'elles réservent aux visiteurs et aux clients, donnent à l'entreprise un visage accueillant.

Professions en lien avec Les services administratifs

• Adjoint administratif à la direction
• Adjoint(e) administratif(-ive)
• Administrateur
• Administrateur agréé
• Administrateur d’organisme public
• Agent d'administration
• Agent d'assurance-emploi
• Agent de centre d’appels
• Agent de gestion immobilière
• Commis à la saisie de données
• Commis au classement
• Commis aux plaintes
• Commis de bureau
• Directeur administratif
• Opérateur d'unité de traitement de texte
• Préposé aux renseignements
• Réceptionniste-téléphoniste
• Superviseur de personnel de bureau
• Surveillant de personnel de bureau
• Technicien administratif en gestion informatisée
• Technicien en administration
• Technicien en administration du commerce international
• Technicien en administration et coopération
• Téléphoniste (télécommunications)

04 28 70 05 45

[email protected]

Participation au 76ème Congrès de l'ordre des Experts-Comptables

• EBE4B36A-C7E1-43FE-A4EC-8D8A49F490B1@2x Created with sketchtool. Une question ? 04 28 70 05 45

La définition du Service Administratif

Les services administratifs ont un rôle central au sein de toutes les organisations car ils gèrent les budgets (administratif, financier), l’information et la répartition du travail. Il est nécessaire au bon fonctionnement de l’entreprise.

Le service administratif  gère la partie administrative qui concerne le juridique et la également des ressources humaines (gestion personnel)

Il est en charge de toutes les tâches administrative dans son métier, que ce soit le courrier, la rédaction de compte-rendu, remplir les documents, organiser les réunions et travaille le plus souvent directement avec la Direction Générale.

Le personnel administratif au sein du service administratif peut collecter et organiser les informations de l’entreprise.

Les tâches au sein du service administratif peuvent être les suivantes :

• Rédaction de courriers, e-mails, …
• Classement de comptes-rendus 
• Classement de documents financiers
• Préparation de rapports 
• Transmission de comptes-rendus 

Au sein du service administratif, il faudra : Savoir utiliser les logiciels de bureautique (Pack office) Posséder un bon sens de l’écoute et une bonne communication De la rigueur et de la méthode Et un bon esprit de synthèse

La gestion du service administratif existe dans l’entreprise privée ou dans le public. Dans des villes telles que Paris, Lyon, Marseille ou Bordeaux

• Administration des ventes
• Gestions des achats
• Ressources humaines
• Gestion Administrative
• Classement des documents
• Gestion du courrier
• Permanence téléphonique
• Préparation à la comptabilité
• Préparation à la paie
• Télésecrétariat
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• Assistance administrative
• Assistance polyvalente
• Assistance commerciale
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Entre nous Entrepreneurs

Le rôle du service administratif dans l’entreprise.

Comme nous l’avons clairement énuméré dans le thème 2 sur les fonctions importantes en entreprise, le service Administratif lui aussi joue un rôle central dans toutes les organisations.

C’est le centre pilote de l’entreprise !

Autrement dit, c’est lui qui assure le bon fonctionnement général des activités de l’entreprise.

La fonction administrative assure la direction générale. Cela signifie que c’est sur elle que repose en grande partie la réussite de l’entreprise.

Comme on le dit souvent : administrer, c’est à la fois prévoir, organiser, commander, coordonner et contrôler .

Donc le service administratif repose sur ses éléments super importants :

Les dirigeants doivent être ceux-là qui montrent le chemin à suivre. Ce sont eux qui doivent transmettre la vision globale des objectifs de l’entreprise. Donc, la prévision porte sur les buts et sur les moyens pour les atteindre. Elle suppose l’étude de la conjoncture et l’analyse des résultats et des ressources internes et externes de l’entreprise.

2° Organiser

Organiser pour être plus efficace est tout aussi important que prévoir. L’entreprise en manière générale devrait bien être organisée pour facilité l’atteinte des objectifs. Les dirigeants doivent pourvoir mettra en œuvre les moyens humains, matériels et financiers de manière optimale. C’est-à-dire permettant d’obtenir le maximum de production avec le moindre coût. L’organisation relève donc des connaissances psychologiques, scientifiques et financières qu’ils doivent se doter.

3° Commander

Commander ne doit pas être perçu ici comme une dictature. Il est question de mettre en action les moyens dont dispose l’entreprise lui permettant de :

• Donner des directives ;
• Prendre des décisions ;
• S’assurer de leur exécution.

Il est bon de noter que des connaissances en psychologiques humains ( l’art de savoir faire-faire) seront bénéfiques pour les dirigeants.

4° Coordonner

C’est bien de commander et organiser le travail, mais c’est encore mieux, pour une plus grande efficience de savoir le coordonner.

Maintenir l’unité dans l’action et harmoniser les fonctions de chaque secteur des responsables est une tâche qui incombe à l’administration. Il doit à travers des sous-chefs, veiller à ce que tout se passe conformément aux directives données.

5° Contrôler

Vérifier si les moyens mis en œuvre et les résultats obtenus concordent avec les attentes (les objectifs de l’entreprise) est une également une tâche qui revient aux administrateurs.

Le contrôle permet en gros de faire le point entre les ordres donnés et les objectifs fixés à atteindre.

Dans certaines structures, le service administratif fait bien plus que ce que nous pouvons présenter dans cet article. Néanmoins, vous devez toujours faire appel aux hommes de métier ( les professionnels du domaine) pour avoir bien plus d’outils à votre disposition.

Liens utiles

• comment se faire des amis et influencer
• livres des dirigeants

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L’importance du service marketing et commercial dans l’entreprise, thème 2: les services indispensables pour une entreprise, apprendre à s’organiser : bien gérer son temps, laissez un commentaire cancel.

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Service administratif ➤ L’indispensable dans toute entreprise

Le service administratif est vital pour le fonctionnement quotidien de toute entreprise, assurant des fonctions clés telles que la gestion des documents, la comptabilité, les ressources humaines, et la logistique. Cet article détaille les rôles et responsabilités variés de ces services essentiels, qui soutiennent l’efficacité et la croissance organisationnelle.

Quels sont les différents types de services administratifs ?

Les tâches et services administratifs proposés par les prestataires externes.

• Quel est le coût d'un service administratif externe ?
• Comment améliorer l'efficacité des services administratifs ?

Témoignage de Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain et cliente Officéo

• Les avantages de la solution d'externalisation administrative Officéo

Questions fréquentes

[video] qu’est-ce qu’un service administratif .

Un service administratif efficace est indispensable au succès d’une entreprise. Il coordonne les activités, assure la conformité, facilite les communications, et favorise des décisions bien informées.

En affinant les processus administratifs, une entreprise améliore sa productivité, réduit ses coûts et minimise les erreurs. Une gestion bien rodée permet de résoudre rapidement les problèmes, assurant ainsi le bon fonctionnement et la croissance de l’entreprise.

Le service administratif se révèle donc être un pilier essentiel pour la santé et le développement de toute structure, méritant une attention soutenue et stratégique.

J’ai besoin d’aide au sein de mon service administratif

Déjà assistant indépendant : pourquoi nous rejoindre ? .

Les services administratifs sont le moteur opérationnel des entreprises, assurant que les processus quotidiens se déroulent sans accroc. Ces services se déclinent en plusieurs formes, chacune adaptée à des besoins spécifiques :

Services administratifs généraux : Ils englobent la gestion des appels téléphoniques, la planification de réunions, la gestion des emails, et l’organisation des documents. Ces tâches sont essentielles pour maintenir la fluidité de la communication et l’ordre dans les documents importants.

Ressources humaines : Cette branche se concentre sur le recrutement, la formation, la gestion des performances et les relations employés. Elle est cruciale pour maintenir une main-d’œuvre qualifiée et motivée.

Finances et comptabilité : Ces services traitent de la gestion budgétaire, de la facturation, des paiements, et du suivi des dépenses. Ils sont vitaux pour assurer la santé financière de l’entreprise.

Logistique : Souvent essentiel dans les entreprises de production ou de distribution, ce service gère l’inventaire, l’expédition, et la réception des produits, jouant un rôle clé dans la chaîne d’approvisionnement.

Services juridiques : Bien que plus spécialisés, ils sont indispensables pour la gestion des contrats, la conformité légale, et la protection contre les risques juridiques.

Chaque type de service administratif est conçu pour optimiser des aspects spécifiques de l’entreprise, permettant ainsi une meilleure concentration sur les objectifs à long terme et l’innovation. En comprenant ces différentes facettes, les entreprises peuvent mieux structurer leur support administratif pour répondre efficacement à leurs besoins uniques.

Le service administratif remplit diverses fonctions essentielles au sein d’une entreprise mais celles-ci peuvent être chronophages. C’est pourquoi il est possible d’en déléguer plusieurs à un prestataire externe comme l’assistant Officéo : 

• Gestion de documents : la gestion de documents ou de dossiers peut devenir chronophage. Les prestataires externes de services administratifs peuvent prendre en charge la gestion complète des documents et des dossiers de l’entreprise sans interruption ;
• Gestion des plannings : externaliser la gestion des planning permet d’avoir une vision globale des ressources disponibles, des délais à respecter, des responsabilités des membres de l’équipe et d’optimiser l’allocation des ressources pour assurer une exécution efficace des projets ;
• Gestion des appels téléphoniques : pour garantir une communication fluide avec les clients, les prestataires externes peuvent prendre en charge la gestion des appels téléphoniques et des courriels. Ils peuvent répondre aux appels, traiter les demandes, fournir un service client professionnel ;
• Archivage des documents : l’archivage est une tâche très longue qui nécessite une grande organisation et précision. L’assistant externe offre un service professionnel et sans erreur ; 
• Organisation d’événements et déplacements professionnels : l’organisation d’événements et de déplacements professionnels consiste à planifier les itinéraires, les réservations et à coordonner les agendas de tous les participants . Un professionnel externe a une vision globale de l’évènement et s’occupe de tout ;  
• Gestion des achats : la gestion des achats consiste à gérer l’acquisition de biens et de services au sein d’une entreprise. Travailler avec un assistant permet de réduire les coûts, d’assurer la qualité et de répondre aux besoins de l’entreprise ;
• Saisie et gestion des données : les prestataires externes peuvent s’occuper de la saisie, de la vérification et de la mise à jour des données dans les systèmes informatiques de l’entreprise. Ils garantissent leur intégrité et précision. 

Quel est le coût d’un service administratif externe ?

Le tarif d’une prestation administrative peut varier en fonction de plusieurs facteurs tels que la complexité des tâches, le niveau d’expertise requis, la durée de la prestation, et le statut du prestataire.

Les tarifs vont de 30 euros à 50 euros de l’heure pour les prestataires d’externalisation administrative. Cependant, il est important de noter que ces tarifs peuvent varier en fonction des spécificités de chaque projet et des négociations entre le prestataire et le client.

Prix à la prestation

Les tarifs de prestations administratives varient en fonction des tâches à effectuer par le prestataire à distance.

Prix au forfait

Les tarifs des prestations administratives forfaitaires varient selon la tâche. Il y a un forfait journalier de 200 € à 375 €. Pour les micro-tâches, des frais spéciaux peuvent s’appliquer. Il existe également un forfait de gestion administrative à partir de 35 € par mois, avec des options de 10 heures à 280 € et de 20 heures à 500 €.

Les travaux de secrétariat à distance sont susceptibles d’être majorés dans certains cas. Pour les missions à effectuer sous 24 ou 48 h, le week-end  ainsi que les jours fériés, une majoration comprise entre 15 et 50 % peut être appliquée.

Comment améliorer l’efficacité des services administratifs ?

L’efficacité des services administratifs est cruciale pour le dynamisme et la compétitivité d’une entreprise. Voici quelques stratégies clés pour maximiser cette efficacité :

Automatisation des processus : Investir dans des logiciels qui automatisent les tâches répétitives, comme la saisie de données, la gestion de documents, et la planification, peut réduire considérablement le temps consacré à ces activités et diminuer les erreurs humaines. Des outils comme les ERP (Enterprise Resource Planning) ou les solutions de gestion documentaire sont essentiels pour streamliner ces processus.

Formation continue : Assurer que le personnel administratif est régulièrement formé sur les dernières technologies et meilleures pratiques est vital. Cela les maintient non seulement à jour, mais aussi engagés et efficaces dans leurs rôles respectifs.

Réévaluation des processus : Il est bénéfique de revoir régulièrement les processus administratifs pour identifier les goulots d’étranglement et les inefficacités. Adopter une approche lean, axée sur l’élimination des étapes superflues et l’amélioration des flux de travail, peut apporter des améliorations significatives.

Décentralisation des responsabilités : Permettre une plus grande autonomie dans les prises de décisions peut améliorer la réactivité et réduire les délais d’exécution. Cela implique de confier plus de responsabilités aux employés à différents niveaux, ce qui peut augmenter la motivation et l’efficacité.

En mettant en œuvre ces stratégies, les services administratifs peuvent non seulement améliorer leur efficacité mais aussi jouer un rôle plus stratégique dans le succès global de l’entreprise.

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Les avantages de la solution d’externalisation administrative Officéo

Flexibilité totale.

• Garanti sans impact sur la masse salariale ;
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Sourcing premium

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Rapidité et ubiquité

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Officéo, comment ça marche ?

Conçue pour qu’elle soit experte , moins coûteuse que l’intérim , plus fiable qu’un freelance en direct et plus souple qu’un CDD , notre solution d’assistance administrative s’engage à vous satisfaire en toutes circonstances. Faites-nous confiance, et choisissez à présent de vous recentrer sur ce que vous faites de mieux : votre métier.

Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !

Je souhaite en savoir plus sur vos services

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Officéo remplace les offres d’emploi d’assistante administrative

Vous cherchez un emploi dans l’administration ? Vous êtes un assistant administratif ou une assistante administrative ayant le statut d’indépendant ou souhaitant lancer votre activité d’indépendant ? Ne cherchez plus et  n’hésitez pas à postuler chez Officéo !

Déjà secrétaire : je postule

❓ C’est quoi les tâches administratives ?

Les tâches administratives sont des activités liées à la gestion des opérations d’une entreprise, telles que la gestion des documents, des courriers, des appels téléphoniques et des réunions.

💪 Quels sont les services publics ?

Les services publics sont des organisations ou des entités gérées par l’État ou des collectivités locales, destinées à offrir des prestations essentielles à la population. Ils incluent des secteurs variés comme l’éducation, la santé, la sécurité (police, pompiers), les transports publics, la fourniture d’eau et d’électricité, et la gestion des déchets. Ces services visent à assurer le bien-être général, l’équité et l’accès universel à des ressources et des services de base

💡 Comment gérer un service administratif ?

Pour gérer un service administratif de manière efficace, définissez des objectifs clairs, allouez les ressources nécessaires, établissez des procédures et systèmes, formez et soutenez le personnel, et évaluez et améliorez continuellement les performances.

Pour en savoir plus :

• Professionnels du droit
• Professionnels de santé
• ONG / Service public
• Gestion comptable & financière
• ADV / Relation clients
• Secrétaire indépendante
• Assistante administrative
• Secrétaire de direction
• Télésecrétaire
• Assistant ADV
• Assistant commercial
• Gestionnaire administratif
• Assistant administratif indépendant
• Gestion administrative d'entreprise
• Externalisation administrative
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Comment bien organiser son administratif ?

Dans les PME/TPE, organiser son service administratif est souvent perçu par les chefs d’entreprise comme une démarche fastidieuse et inutile. Faire passer au second plan l’organisation administrative de son entreprise est cependant une erreur à éviter car au-delà de l’aide qu’elle apporte elle permet aussi un gain de temps non négligeable.

Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, vous donne ici quelques conseils afin de bien organiser le service administratif d’une entreprise.

Classement général

Notre premier conseil consiste à ranger les documents administratifs par nature dans différents classeurs  :

• Achats (bons de commande fournisseur, devis, factures)
• Ventes (bons de commande client, bons de livraison, factures)
• Banque (relevés bancaires)
• Juridique (Kbis, statuts, AG…)
• Social salariés (contrats de travail, DUE, bulletins de paie, charges sociales…)
• Social gérant (DSI, cotisations sociales…)
• Fiscal (TVA, IS…)

Remarques :

• Les achats peuvent se ranger par fournisseur et par ordre chronologique ou alors par mois et par fournisseur…
• Les ventes peuvent se ranger par numéro de vente (ou de facture) ou par mois …
• Sur le plan social et des ressources humaines : vous pouvez ouvri r un premier classeur avec les contrats de travail et les éléments confidentiels afin de pouvoir les ranger de  manière que seules les personnes autorisées y aient accès et en ouvrir un second avec les informations relatives aux absences, périodes de congés… Les chefs de services, le chef d’atelier, etc. pourront suivre et consulter ce ou ces classeurs.

Quelques procédures générales

Le service administratif concentre un grand nombre d’informations.  Certaines doivent être communiquées aux services concernés, certaines doivent au contraire rester confidentielles, d’autres encore doivent être vérifiées et validées avant traitement. Les procédures générales permettent de mettre en place des circuits qui garantissent un traitement adapté pour chaque information ou document.

La réception du courrier : le courrier peut contenir des informations sensibles, voire confidentielles. Pour un bon fonctionnement, il est important que la distribution du courrier s’effectue bien. L’ouverture et la distribution du courrier doivent être effectuées par une personne de confiance qui, dans la mesure du possible change très peu. Cette personne peut être la secrétaire, le comptable de l’entreprise ou le dirigeant lui-même.

Le courrier reçu est à distribuer aux personnes concernées ou doit être transmis au dirigeant dans une ou plusieurs pochettes différentes (factures à régler, bon de commande, courriers divers, impôts…).

• On inscrira la date du jour sur chaque pli  reçu à l’aide d’un tampon dateur.
• Il est primordial de photocopier tout document sortant puis de le classer. Chaque document doit être impérativement vu et validé par le dirigeant ou par un chef de service.

Règlements/Encaissements

La qualité du suivi du règlement a une incidence directe sur le délai de règlement moyen des clients, il peut donc modifier de manière importante la trésorerie de l’entreprise au travers de son influence sur le BFR   (cf. notre article sur la réduction des délais de paiement ). C’est une tâche importante qui demande un suivi régulier et rigoureux, ainsi qu’un certain savoir-faire.

• Au niveau des achats, lors de la réception d’une facture, celle-ci doit être vérifiée à l’aide du bon de commande et du bon de livraison. Une fois validée, la signature du contrôleur  (ou un tampon « contrôlé ») peut s’apposer avant d’effectuer son règlement. La facture devra mentionner le mode de règlement, le montant payé et la date de paiement. Cette facture peut ensuite se comptabiliser et se ranger dans le classeur des achats.
• Les paiements doivent être contrôlés et maîtrisés par le chef de service, la secrétaire (lors de bons de commande) ou le comptable afin de les présenter au dirigeant pour validation et signature. Il est à noter que les chèques doivent comporter le montant en chiffres et lettres ainsi que le bénéficiaire. Il ne faut pas autoriser de chèque en blanc, de même pour les chèques à encaisser, ils doivent comporter les références du compte bancaire.
• Les carnets de chèques et remise de chèque doivent être rangés dans un coffre (ou tout autre endroit fermé à clef).
• Privilégiez les virements et prélèvements afin de maîtriser vos délais de paiement, d’éviter les impayés, et de gagner du temps de gestion administrative.

La trésorerie

La trésorerie est le nerf de la guerre, et une entreprise sans trésorerie serait comme un bateau au milieu des eaux, sans essence, sans moyen de diriger l’embarcation.

Par ailleurs, quelle que soit la solution trouvée pour pallier à un manque de trésorerie, elle est toujours très coûteuse et peut amener une entreprise à perdre son autonomie.

Les bases d’un bon suivi de trésorerie sont :

• Effectuer un rapprochement bancaire idéalement une fois par semaine, au pire une fois par mois.
• Vérifier votre solde. Anticiper les tensions financières permet d’entretenir de bonnes relations avec son banquier. Cela permet aussi de trouver des solutions de financement moins coûteuses. Enfin, un budget de trésorerie peut s’étudier sereinement afin de prévoir l’avenir. Il préparera  d’éventuels investissements, et des provisions pour des paiements  fournisseurs exceptionnels.

Facturation

Un système de facturation précis et efficace est rassurant pour les équipes, pour les clients, pour la direction ainsi que pour les partenaires de l’entreprise (clients et fournisseurs). Il contribue à améliorer la trésorerie de l’entreprise en réduisant le délai de paiement moyen.

• Le double des factures peut être classé sous format papier ou mieux encore numérisé afin d’éviter d’avoir des classeurs supplémentaires lors de gros volumes de facturation.
• Une fois les factures établies, celles-ci peuvent être comptabilisées dans le journal de ventes. Une comptabilité à jour permet un suivi client régulier afin de suivre la trésorerie et de faire les relances.

Le conseil de l’expert-comptable

N’hésitez pas à nous solliciter pour tout conseil lors du démarrage de votre entreprise en matière de gestion, d’administration et de vos projets. Nous pourrons réaliser un audit administratif et saurons apporter nos conseils et nos compétences dans ces domaines. Gagnez ainsi du temps pour le lancement de votre entreprise. Suivez aussi mieux la gestion de votre entreprise.

« Un bon administratif pour une bonne gestion ! »

Pour plus d’informations sur le service administratif de votre entreprise, consultez nos articles sur le blog de Valoxy :

• Organisation administrative et comptable : le traitement du courrier
• Refondre la fonction DAF grâce aux nouvelles technologies
• Conserver et stocker ses documents numériques !
• Une organisation d’entreprise claire pour un fonctionnement efficace
• La dématérialisation des factures
• La facturation
• Administration du personnel : quels documents conserver ?

Bonjour, L’article est bien détaillé et c’est ce que j’attendais depuis que je navigues pour trouver du concret. Merci

Merci beaucoup pour votre commentaire. Nous sommes ravis que vous ayez apprécié notre article. Excellente journée à vous,

L’équipe Valoxy

Mieux comprendre le fonctionnement d'un pôle administratif

Analyser le fonctionnement du service administratif d’une entreprise multisite

• Un Audit Organisation M&BD
• Des recommandations concrètes priorisées pour améliorer le fonctionnement du service
• Un plan d’action flexible
• Des points de situation réguliers avec notre client permettant d'entièrement personnaliser les livrables
• Une présentation aux parties prenantes concernées
• Un rapport d’audit complet accompagné de sa version synthétisée
• une meilleure compréhension du fonctionnement du département et de son rôle dans l’entreprise
• la mise en lumière des forces et faiblesses du département
• l’identification des sources de tension
• une motivation accrue à entreprendre des changements ciblés

Une dynamique complexe, propre aux entreprises multisites

Que vous soyez en charge de plusieurs boutiques, succursales ou sites de production, l’art de trouver l’équilibre optimal entre les différentes entités de votre entreprise tient principalement à votre capacité à développer et maintenir une organisation adéquate.

Comme pour beaucoup de dirigeant·e·s à la tête d’entreprises multisites, notre client avait besoin de clarifier la situation organisationnelle. Dans son cas, c’est le service administratif qui était principalement visé. Celui-ci jouait en effet un rôle central puisqu’il était en charge des activités administratives d’un ensemble de 9 filiales.

Or, lorsqu’un service administratif centralise les besoins de différents sites opérationnels, l'organisation de celui-ci est cruciale pour le bon déroulement des activités. Dans le cas de notre client, plusieurs problèmes avaient été identifiés et une meilleure compréhension des dysfonctionnements était nécessaire.

Un moment d’introspection neutre et tourné vers l’avenir

L'équipe du département analysé et la Direction générale avaient conscience que la situation demandait une aide externe, qui soit neutre et qui leur permette de faire le point sur leur organisation selon une démarche claire et structurée. C’est donc d’un commun accord qu’il a été décidé de solliciter M&BD afin de procéder à un audit organisationnel.

Au cours d’une mission de deux mois, notre équipe a effectué une analyse complète de l’organisation du service administratif. Avant d’entrer dans la partie principale de cet audit, nous avons pris le temps de questionner l’entreprise sur sa stratégie afin de mieux la cerner :

• Quelle est sa vision ?
• Quelle est sa mission ?
• Quels sont ses objectifs ?

Cette courte phase préparatoire nous a permis de comprendre la direction prise par l’entreprise, sa finalité et comment elle souhaitait y parvenir. C’est le cœur battant de toute entreprise, soutenu par son organisation.

Un regard à 360° pour une analyse exhaustive  

Comprendre le fonctionnement du service administratif en question impliquait que nous puissions en faire le tour complet. Nous avons donc analysé les divers éléments structurant son organisation. Afin d’obtenir le maximum d’informations pertinentes, nous avons rencontré les personnes clés lors d’entretiens individuels. Nous nous sommes également appuyés sur les documents partagés par notre client.  

Nous avons analysé les activités du service, à savoir les tâches qui lui sont attribuées et l’équilibre entre ces tâches, la charge de travail et la distribution de celle-ci au sein de l’équipe. De l’analyse des activités ont découlé l’analyse des systèmes d’information et celle des processus.  

Le service en question fonctionne sur le principe de l’organisation horizontale. Une structure organisationnelle qui influence les processus de prise de décision et nécessite notamment de porter une attention accrue aux systèmes de communication internes ainsi qu’à la manière dont on effectue le partage des connaissances. Dans le cadre d’une entreprise multisites, il est évidemment central de prendre en compte les interactions entre les différentes entités.

Afin d’avoir une vision globale du fonctionnement du département, nous avons cartographié les rôles et les responsabilités de chacun. Le croisement des informations entre les données écrites récoltées et les entretiens individuels a permis de pointer des divergences entre l’organisation telle qu’elle a été pensée et celle qui est effectivement en place.

Au cœur de notre diagnostic : des déficits au niveau de la communication

À partir des données récoltées, nous avons pu mettre en lumière diverses difficultés de communication liées à l’organisation du service mais aussi à la compréhension de son rôle par les autres entités. Nous avons pu proposer un diagnostic en deux axes principaux concernant les obstacles rencontrés par ce service.  

Le premier axe de diagnostic portait sur le service lui-même et a mis en évidence :

• le manque de formalisation de certains rôles et responsabilités
• le manque de fluidité dans le partage du savoir faute d’un système de gestion de la connaissance complet
• une distribution défavorable de la charge de travail  

Le second axe du diagnostic concernait l’interaction du service administratif avec le reste de l’entreprise et a fait ressortir :

• l’absence d’un accord sur le niveau de service (Service-Level Agreement) et donc d’une base définissant le niveau de qualité que les centres opérationnels étaient en droit d’attendre de la part du service administratif
• un manque de visibilité et de reconnaissance de la complexité des tâches du service administratif
• une communication inter-services pas optimale

Au terme de l’analyse, un plan d’action et des recommandations  

La prise en compte d’un idéal vers lequel tendre nous a permis de partir du diagnostic pour formuler des recommandations adaptées à la structure auditée. Le livrable avec son rapport d’analyse et ses recommandations, est souvent pour nos clients un point d’ancrage à partir duquel rebondir. En l'occurrence, après avoir mis en lumière certains dysfonctionnements dans l’organisation de notre client, nous avons formulé une série de recommandations classées par ordre de priorité.

La création d’un plan d’action à moyen et long termes a aidé notre client à projeter la mise en place des changements à effectuer dans un horizon temporel défini. Le plan d’action que nous avons remis à notre client se basait sur nos recommandations et notre vision en lien avec l’audit. L’outil était toutefois suffisamment flexible pour évoluer en fonction des besoins changeants. Ici, par exemple, notre client a finalement souhaité implémenter certaines des solutions proposées dans un laps de temps plus court.

En chiffres

• 2 mois de mandat
• 5 entretiens individuels
• 20 documents internes analysés
• 7 rencontres de point de situation tout au long du processus

Dans la finalité

Dans le cas de notre client, il était essentiel que le rôle et les tâches du pôle administratif soient perçus de manière claire. Il était également important de contractualiser ce que les centres opérationnels pouvaient attendre ou non du pôle administratif. De ce fait, la mise en place de changements visant l’optimisation des ressources a pu s’inscrire dans un ensemble d’ajustements comprenant la compréhension et la valorisation du rôle central de ce département.

Notre client a bénéficié d’une analyse complète de son département ainsi que de recommandations adaptées. Des recommandations qui prennent parfois en compte une certaine prise de risque, ce que notre client a apprécié. Les idées concrètes que nous avons proposées ne seront pas nécessairement toutes implémentées, mais elles restent néanmoins toutes réalisables et stimulantes.

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Conseils pour la création d'entreprise

Que faut-il dans le service administratif d’une entreprise ?

Pour ouvrir un entreprise, il faut un service administratif digne de ce nom. Celui-ci va être en charge de gérer toutes les formalités nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise ainsi que la comptabilité, lorsque l’on a pas de service dédié. Pour cela, il est préférable de s’entourer de personnes qui connaissent parfaitement les procédures et les formalités ainsi que d’investir dans du bon matériel.

Les fournitures du service administratif

Le service administratif est le cœur de l’organisation de l’entreprise. Il doit donc posséder tout ce qu’il faut pour classer, organiser et archiver tous les documents. En effet, il est conseillé de conserver pendant une certaine durée tous les documents en cas de contrôle. Pour cela, il est nécessaire d’avoir des armoires, parfois qui se ferment à clé pour les documents sensibles, des classeurs etc… Pour la gestion du quotidien, il est indispensable d’avoir des tampons type Trodat pour dater les documents, apposer les informations de l’entreprises, authentifier les documents et courriers. Il peut être une bonne idée de faire faire un tampons avec la signature du ou des décisionnaires qu’une personne avec procuration pourra utiliser en leur absence. En effet, quand certaines procédures sont urgentes, il est utile de pouvoir quand même poursuivre les formalités. Tout ce qui est nécessaire à l’envoi de courrier est indispensable également tout comme le matériel informatique et pour impression.

Les fonctions du service administratif

Le service administratif est là pour la gestion quotidienne de l’organisation de l’entreprise. En fonction de la taille de l’entreprise il est plus ou moins grand et plus ou moins divisé en services spécialisés comme RH, comptabilité etc… Le service administratif gère le paiement des factures et la réception des paiements des clients, l’organisation de l’entreprise au quotidien comme la gestion du courrier et des fournitures. Toutes les procédures administratives en lien avec les administrations de l’Etat passent aussi par ce service. Parfois, il assure un service de secrétariat aussi. Ce service est en étroite collaboration avec la direction pour les prises de décisions et le suivi des différentes procédures en cours.

Quel est le bon tarif d’une prestation de service administratif ?

Comme de nombreux autres professionnels, vous cherchez à externaliser les tâches administratives qui vous incombent ? Par manque de temps, de compétences ou de ressources, vous avez aujourd’hui la possibilité de confier la gestion administrative à un tiers.

Avant de sauter le pas, il est important de connaître le bon tarif d’une prestation de service administratif .

Dans cet article, nous vous présenterons les tarifs pratiqués par un prestataire de service administratif et les facteurs à prendre en compte dans votre recherche pour trouver celui qui vous correspond.

Qu’est-ce qu’une prestation de service administratif ?

Dans un premier temps, il faut savoir que la gestion administrative participe considérablement au bon fonctionnement de l’entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité.

La prestation de service administratif inclut toutes les missions administratives et organisationnelles liées à l’entreprise. Pourtant, ces tâches sont généralement considérées comme chronophages ou complexes.

C’est pourquoi, de plus en plus d’entreprises choisissent de déléguer la prestation de service administratif auprès de professionnels externes. Les tâches sont aussi diverses que variées :

• Traitement du courrier,
• Gestion de l’agenda et des e-mails,
• Rédaction des contrats,
• Planification des rendez-vous,
• Suivi des paiements,
• Création des fiches de paie,
• Réalisation des déclarations administratives,
• Saisie de données,
• Commandes de produits,
• Archivage des documents…

‍ Bon à savoir ! Il est possible de choisir un prestataire de service administratif pour externaliser ces missions dans leur intégralité, partiellement ou même ponctuellement selon vos besoins.

Pourquoi faire appel à un prestataire de service administratif ?

Faire appel à un professionnel pour la prestation de service administratif compte de nombreux avantages dans l’organisation et la gestion de votre entreprise.

Tout d’abord, cette collaboration est un véritable gain de temps, vous ne vous occupez plus des tâches qui ne vous intéressent pas. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur les missions qui ont du sens pour vous.

Vous bénéficiez également des compétences et de l’expérience d’une personne qualifiée. Son professionnalisme vous permet d’éviter certaines erreurs ou des oublis qui pourraient impacter votre entreprise.

Cette expertise vous assure une importante flexibilité et réactivité dans l’accomplissement des tâches administratives. Vous pouvez ainsi faire appel à votre prestataire de service administratif pour un grand nombre de missions en toute confiance.

Enfin, l’un des principaux avantages et non des moindres, c’est le coût avantageux de la prestation de service administratif . Bien moins onéreux qu’un salarié, vous ne payez que le travail effectué ou le temps passé. Ce sont ainsi de vraies économies pour votre entreprise.

Combien coûte une prestation de service administratif ?

Entrons dans le vif du sujet, le prix. Il faut savoir que le coût d’une prestation de service administratif dépend de plusieurs facteurs.

Le coût peut varier selon le prestataire que vous choisirez, chacun est libre de fixer le tarif qu’il souhaite. Entre une secrétaire indépendante , un cabinet administratif ou un assistant administratif pour freelance , chacun d’eux ne pratiquera pas le même tarif.

Si certains exercent à distance, d’autres peuvent effectuer leur prestation sur site. Vous devrez alors inclure les frais de déplacement dans le coût global de la mission.

De même, il faut prendre en compte la fréquence et le volume de tâches administratives que vous souhaitez déléguer. Si les tâches requièrent du temps régulièrement ou d’importantes périodes d’intervention, le prestataire vous demandera un tarif plus élevé.

Enfin, la complexité des missions va directement impacter leur coût. Plus les tâches administratives externalisées nécessiteront des compétences techniques ou des outils spécifiques, plus vous devrez cibler des prestataires spécialisés.

Si l’on intègre l’ensemble de ces critères, on constate que le tarif d’une prestation de service administratif se situe entre 20 € et 50 € de l’heure . Bien évidemment, le tarif est variable, il n’existe pas de règle stricte concernant le coût d’une prestation de service administratif. 

Vous devez, avant tout, trouver le profil idéal et les compétences nécessaires pour établir une collaboration qui correspond à vos attentes.

Les différents modes de facturation

Que vous soyez une startup, une TPE, une PME, un grand groupe ou en freelance, vous n’avez pas les mêmes attentes pour le mode de facturation.

En effet, chaque prestataire de service administratif pratique des modes de facturation différents .

Parmi les modes de facturation, on retrouve :

• La facturation au temps passé . Le prestataire propose un tarif horaire fixe, vous payez uniquement les heures passées à travailler sur votre mission. Ce mode s’adapte facilement à tous les types de collaboration.
• La facturation à la prestation . Ce mode de facturation au forfait assure un prix fixe pour chaque prestation, votre prix dépend seulement des missions, du volume et de leur fréquence. C’est la facturation à privilégier pour les demandes ponctuelles.
• La facturation mensuelle . Idéal pour les missions régulières et les collaborations à long terme, il s’agit d’un coût fixe chaque mois, il n’y a pas de mauvaise surprise.

Bon à savoir ! Avant de sélectionner un prestataire de service administratif, nous vous conseillons de comparer les profils et les tarifs en fonction de vos besoins. Vous trouverez ainsi la solution qui vous correspond.

TheAssistant : un assistant virtuel qualifié, polyvalent et adapté à vos besoins

‍ TheAssistant , c’est le service d’assistance idéal pour une prestation de service administratif.

Avec nos assistants disponibles partout en France, qualifiés, réactifs, appuyés par une technologie innovante, déléguez vos tâches administratives facilement.

Parmi nos assistants virtuels , notre assistant administratif possède toutes les compétences nécessaires pour assurer vos requêtes, n’importe où et n’importe quand.

Parce que nous souhaitons vous offrir un service entièrement sur-mesure et accessible , nous vous proposons des tarifs qui s’adaptent à vos besoins.

Chez TheAssistant, une demande est considérée comme une « action ». Vous pouvez ainsi payer à la demande , vous serez facturé 1,25 €/action, ou prendre un abonnement allant jusqu’à 4 000 actions/mois pour 3 500 €/mois.

Bon à savoir ! TheAssistant ne propose pas uniquement les services d’un assistant administratif, nous sommes également assistant RH , assistant personnel , assistant polyvalent , etc. Nous répondons à toutes vos requêtes pour simplifier votre quotidien.

En résumé : Quel est le bon tarif pour une prestation de service administratif ? ‍ - Une prestation de service administratif est une solution externe qui rassemble toutes les tâches liées à la gestion administrative et organisationnelle de l’entreprise. - Le coût d’une prestation de service administratif dépend de plusieurs facteurs : le type de prestataire et sa localisation, les compétences recherchées, le volume, la fréquence et la complexité des missions, puis le mode de facturation. - Le tarif d’une prestation de service administratif se situe, en moyenne, entre 20 € et 50 € de l’heure. - TheAssistant propose les services d’un assistant virtuel sur-mesure à partir de 1,25 €/action.

Vous souhaitez vous concentrer sur l'essentiel ?

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Administrer les ventes

Fonction indispensable au sein d’une entreprise, à cheval entre les pôles administratif, commercial et financier, l’administration des ventes, plus souvent nommé "service client" permet la maîtrise du processus de gestion des commandes : de la proposition commerciale au SAV. 

Rédigé par Laurent GRANGER - Mis à jour le 18/03/2023

Etroitement liés aux différents autres services de l’entreprise, cette fonction est à la fois le  pilier et la charnière du cycle de vente . Par exemple, la personne en charge de l’ADV se doit de transmettre toutes les informations disponibles et nécessaires à la gestion des stocks.

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Les missions de la fonction

Elle veille au bon déroulement d’une commande, gère la facturation en adéquation avec les conditions négociées avec le client et éventuellement l’état d’avancement de la commande. Elle assure  par ailleurs la pérennité du lien avec les clients. Le must étant de devancer toute demande émanant de leur part, que ce soit en termes de simple information quant à l’avancée des commandes ou de retards de livraison…L'enjeu étant la maximisation de la satisfaction client  

Véritable garant des processus administratifs et financiers , le responsable ADV veille, entre autres, au respect des délais et conditions de paiement et met en place des tableaux de bord permettant les analyses nécessaires au suivi optimal de l’activité de son entreprise. Il relance les clients en retard de paiement . 

Lorsque l’on occupe une fonction dans ce domaine, il est donc nécessaire d’ implémenter une méthodologie adéquate, ainsi que des outils de communication adaptés afin de contrôler et valider chaque étape du processus. Procédure plus ou moins complexe et nécessitant l’intervention de différents services selon l’importance du flux de commandes auquel doit faire face l’entreprise.

En conclusion, cette fonction centrale dans plusieurs domaines dans la gestion d’entreprise requiert rigueur, dynamisme et diplomatie…

Les indicateurs de l'ADV

Quels sont les indicateurs composant le tableau de bord de ce service ? Comme pour les autres fonctions, plusieurs types de KPI sont possibles :

• KPI de productivité (ou d'activité) : nombre de commandes, nombre d'avoirs, nombre de factures... Ils permettent de mesurer le niveau de production du service. Une des applications est de calibrer le nombre d'assistant(es) en fonction de la charge administrative et commerciale. Répartir le travail et/ou embaucher.
• KPI qualité :  par exemple le taux d'erreurs de saisie de commande. Souvent détaillées avec le type d'erreur (prix, délai...). Ou des taux de service comme le taux de respect des délais. 
• KPI performance : ils peuvent reprendre les scores des items d'une étude de satisfaction comme : la qualité de l'accueil au téléphone, la rapidité de prise de commande, etc.

Retrouvez notre guide pratique sur les calculs commerciaux .

Calcul des marges et des prix ht et ttc , calcul de la TVA, tarifs ht et ttc...

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• Soins et accompagnement
• Les différents services

Présentation des différents services

Service administratif.

L'équipe administrative  est composée d'un agent d'accueil, d'un agent en charge des ressources humaines et de la formation et d'un agent responsable du service administratif et de la gestion financière.

La direction  est assurée par Mme Abidos. La directrice est chargée de la conduite générale de l'établissement, de l'application des délibérations prises par le Conseil d'Administration et de la mise en oeuvre des politiques de santé publique.

Service soins

Le cadre de santé  est responsable de l'organisation, de la coordination et du contrôle des activités de soins. Il gère les relations avec les familles et participe à la commission d'admission.

Le médecin coordonnateur  supervise le service infirmier, réalise la cotation AGGIR et PATHOS, participe à la commission d'admission et fait le lien avec le médecin traitant.

La psychologue  accompagne psychologiquement la personne âgée et son entourage familial dans les étapes qu'ils traversent. Elle participe à l'élaboration des projets de vie.

Les infirmières  dispensent des soins de nature préventive, curative ou palliative, visant au maintien ou à la restauration de la santé et de l'autonomiede chaque résident. Elles contribuent activement à l'accompagnement des résidents dans leur parcours de soins et projet de vie.

Les aides-soignantes  assurent l'accompagnement des résidents par des soins de confort et par une assistance dans les actes de la vie quotidienne tout en préservant au mieux l'autonomie du résident.

Les agents de service hospitaliers (ASH)  participent aux tâches permettant d'assurer le confort des résidents et travaillent en collaboration avec les aides-soignantes.

Service animation

Une animatrice, ainsi que du personnel dédié, assure l 'a nimation  au sein de l'établissement. Ces activités permettent de développer et d'aider à l'épanouissement, la socialisation et l'autonomie des résidents. L'animatrice propose un programme hebdomadaire d'animations. Les résidents sont libres d'y participer s'ils le souhaitent .

Service cuisine

La cuisine traditionnelle est réalisée sur place, chaque jour de la semaine, par une équipe de cuisiniers qualifiés. Les menus sont établis par une diététicienne dans le respect du plan alimentaire, en respectant les différents régimes et en proposant des textures adaptées.

(voir menus du mois)

Sur réservation,  vous pouvez partager un repas avec votre famille au sein de notre établissement dans la salle à manger commune ou dans une pièce dédiée, le salon des familles .

Services support

Le service lingerie  permet d'assurer le lavage du linge des résidents sur place. Le linge d'hôtellerie est fourni par l'établissement et est nettoyé à l'extérieur.

Le service technique  assure les réparations et la maintenance des équipements, des espaces privés et collectifs.

Le service "pôle ménage"   assure l'entretien des espaces privatifs et collectifs de façon à maintenir une hygiène correcte nécessaire à la vie en colectivité.

Service qualité

L'infirmière qualiticienne  est chargée de l'élaboration des différents protocoles, de l'évaluation de la qualité de vie des résidents, du suivi de la qualité des soins et de l'accompagnement, de la gestion des risques et de la prévention des risques professionnels.

Élise Levet | Écrivain public | Biographe Correctrice Rédactrice

Présentation d’un courrier administratif : repères

Présenter une lettre officielle : 8 éléments à ne pas oublier.

Vous êtes mécontents, vous avez décidé d’écrire un courrier de réclamation à un service client ? À cause de difficultés financières, vous voulez demander un échéancier pour étaler une dépense trop lourde pour votre budget ? Vous pensez qu’une administration a fait une erreur sur votre dossier ? Un recruteur vous réclame une lettre de motivation ? Pour que vous soyez pris au sérieux, la présentation de votre courrier administratif doit respecter des normes précises. Que vous écriviez à la main ou sur ordinateur, voici les 8 éléments incontournables d’une lettre officielle.

1. Vos coordonnées

En haut à gauche de votre feuille, inscrivez vos coordonnées, sur plusieurs lignes :

• votre prénom suivi de votre nom de famille, ce dernier écrit en lettres capitales ;
• votre adresse postale, numéro et intitulé de la voie ;
• sur la troisième ligne, votre code postal et la localité ;
• si vous le souhaitez, votre numéro de téléphone introduit par Tél. et votre adresse électronique.

Par exemple :

Marie DUPONT

10 rue Jean Jaurès

87000 LIMOGES

Tél. 06 06 06 06 06

Vos coordonnées permettront à votre destinataire de vous répondre : veillez à ne pas laisser passer une coquille.

2. Les coordonnées de votre destinataire

Ce deuxième bloc doit se situer en haut à droite de votre courrier, légèrement décalé vers le bas par rapport au premier. Vous devez y faire figurer :

• le prénom et le nom de la personne à qui vous vous adressez, précédés de « Monsieur » ou « Madame » ;
• la fonction exercée par cette personne ;
• le nom de l’établissement ;
• l’adresse postale de l’entreprise ou de l’institution.

Madame Françoise MARTIN

Responsable du service comptabilité

Entreprise Martin & Cie

50 avenue de la République

23000 GUÉRET

3. Le lieu et la date d’écriture de votre lettre

Juste au-dessous des coordonnées de votre destinataire, après avoir sauté une ligne, mentionnez le lieu et la date auxquels vous rédigez votre courrier. Tout simplement, si on poursuit notre exemple :

À Limoges, le 10 mars 2024

Avec une majuscule au début, une virgule avant la date, mais pas de ponctuation à la fin.

4. L’objet de votre courrier administratif, les références et les pièces jointes éventuelles

Revenons vers la gauche du document. Alignées contre la marge, plusieurs informations peuvent apparaître ici :

• l’objet de la lettre, indispensable, à écrire en gras ;
• éventuellement, les références : numéro de dossier, d’un avis de sommes à payer… ;
• la liste des pièces jointes, introduite par « P.J. : ».

Factures impayées – demande d’aménagement

Réf. : vos factures n° 22-12, 22-13, 22-14

P.J. : coordonnées bancaires

5. La formule d’appel

Si vous écrivez à une femme, vous emploierez tout simplement « Madame » ; si votre interlocuteur est un homme, « Monsieur ». Et si vous vous adressez à plusieurs personnes, ou si votre destinataire est inconnu, vous utiliserez « Madame, Monsieur ».

Vous pouvez faire précéder la formule d’appel d’une tablature pour décaler légèrement le texte. Ce n’est pas obligatoire, mais c’est plus esthétique. À vous de décider selon vos goûts.

Cette formule doit être suivie d’une virgule, et d’un saut de ligne.

6. Le corps du texte de votre lettre

Le corps du texte doit être aligné à gauche le long de la marge de votre feuille si vous écrivez à la main. Veillez à ce que l’écriture soit régulière, lisible et aérée. Votre destinataire doit pouvoir vous lire sans effort.

Si vous tapez votre lettre à l’aide d’un logiciel de traitement de texte, il devra être « justifié ». Par ailleurs, choisissez une police neutre et sobre, comme Arial, Times New Roman ou Calibri.

Je reviendrai sur le contenu dans un prochain article, mais sachez déjà qu’un courrier administratif doit être court, concis et précis. Sinon, vous courez le risque qu’il ne soit pas lu, ou pas entièrement !

7. Une formule de politesse pour conclure

Indispensable pour marquer la fin de votre lettre officielle : la formule de politesse. Expression de ma considération, sentiments distingués, profond respect… J’en ai toute une liste en stock, mais je trouve celle-ci plutôt efficace et adaptée à un grand nombre de situations :

Dans l’attente de votre réponse, je vous prie d’agréer, Madame (ou Monsieur , ou Madame, Monsieur ) , mes salutations distinguées.

La formule de politesse peut être séparée du corps du texte par un saut de ligne.

8. Dernier élément de la présentation d’un courrier administratif : votre signature

Votre signature figurera en bas de page, si votre lettre est courte : c’est l’idéal. Vous pouvez la centrer ou la décaler légèrement à droite. Si votre courrier est destiné à être envoyé par voie électronique, inutile de l’imprimer pour le signer à la main. Mentionnez votre prénom et votre nom, cela suffira, sauf en cas de demande expresse.

Si vous écrivez à la main ou que vous imprimez votre document pour l’expédier par la poste, ajoutez votre signature.

Des règles très précises sont fixées par la norme AFNOR NF Z11-001 pour la présentation des courriers administratifs commerciaux. En tant que particulier, vous n’y êtes pas tenu. Mais les conseils donnés dans cet article y sont à peu près conformes.

Si malgré ces conseils, vous ne vous en sortez pas… ou si vous avez tout simplement la flemme, contactez-moi ! La rédaction de courriers administratifs fait partie de mes prestations de rédaction .

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ll existe désormais un référentiel pour l'écoconception des services numériques

Marina_ferrari.jpg.

800 millions. C'est le nombre de terminaux (ordinateurs, téléphones, tablettes…) en circulation en France. Ce chiffre vertigineux a été constaté en 2020 et a certainement été dépassé en 2024 avec l'apparition des montres et des bagues connectées. Il est d'autant plus vertigineux que son coût écologique est lui aussi préoccupant. Selon une étude de l’Ademe et de l’Arcep, le numérique représente 2,5 % de l’empreinte carbone en France.

"A horizon 2050, si rien n’est fait pour réduire l’empreinte environnementale du numérique et que les usages continuent de progresser au rythme actuel, l’empreinte carbone du numérique pourrait tripler par rapport à 2020" estime l'Arcep qui vient de publier un Référentiel général de l’écoconception des services numériques (RGESN) afin de répondre à ces enjeux environnementaux.

"Le Référentiel général de l’écoconception des services numériques (RGESN) est un outil pour passer à l'action. C'est également un document dédié à la formation" explique Marina Ferrari, secrétaire d'Etat chargée du Numérique présente lors de la présentation de ce document. En 130 pages et 78 critères, ce référentiel est accompagné de fiches pratiques précisant ses modalités de mise en œuvre au sein de l'administration comme du secteur privé. Précision importante : le RGESN n'a aucun caractère contraignant. Il a néanmoins vocation à être prescriptif aux niveaux français et européen.

Mettre fin aux "murs de contenu infini" du type Instagram

Les auteurs de ce référentiel (Arcep, Arcom) ont fixé quatre objectifs à commencer par l'allongement de la durée de vie des terminaux. A eux seuls, ces terminaux représentent en effet 79 % de l'empreinte carbone du numérique en France. Les constructeurs sont donc invités à proposer des mises à jour pendant toute la durée de vie du terminal. Il leur est également conseillé de permettre l’usage des services numériques sur les versions antérieures du système d’exploitation ou du navigateur pour les applications.

Deuxième objectif, "promouvoir une démarche de sobriété environnementale face aux stratégies de captation de l’attention de l’utilisateur". Dans le viseur du référentiel se trouvent notamment la lecture automatique des vidéos (autoplay) des plateformes du type YouTube ou les "murs de contenu infini" comme Instagram qui propose un crawl sans fin pour accéder aux contenus. En l'espèce, la décision appartiendra aux GAFAM en espérant qu'ils jettent un œil au RGESN (une version anglaise est mise à disposition du public anglophone).

Transparence de l'empreinte environnementale

Troisième point soulevé par l'Arcep et l'Arcom, la diminution des ressources mobilisées sur le cycle de vie du service numérique. Il s'agit concrètement de "réduire le poids des contenus multimédias (vidéos, images, son, texte) grâce au choix de leur format" via des techniques de compression.

Le RGESN aborde enfin le niveau de transparence de l'empreinte environnementale des services numériques. "La publication d’indicateurs environnementaux fiables, robustes et comparables peut créer des incitations positives pour le développement de solutions vertueuses tout en œuvrant à éclairer le choix des utilisateurs sur l’impact de leurs usages numériques" souligne le référentiel.

Public cible

Selon l'Arcep et l'Arcom, tous les métiers liés de près ou de loin à la conception d’un service numérique sont invités à s'inspirer de ce référentiel : chefs de projet, assistants à maîtrise d’ouvrage et à maîtrise d’œuvre, graphistes, développeurs, rédacteurs web…

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Projet no 85 : rénovations intérieures de la salle redpath.

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Depuis, il a été converti en salle pour des concerts, des cérémonies officielles et des activités spéciales de l’Université. La Faculté de musique en assure l’administration depuis le 1 er juin 1986 et s’en sert principalement comme salle d’enseignement et de représentation pour l’École de musique Schulich.

Les murs de la salle Redpath arborent les portraits d’une trentaine de personnes d’influence – chanceliers, principaux, généreux donateurs – qui rappellent toutes le riche passé de l’Université depuis sa fondation. Ces portraits sont, en majorité, le fruit d’artistes canadiens ou britanniques majeurs, dont Robert Harris (1849-1919), John Gilroy (1898-1985) et Gentile Tondino (1923-2001). Leur présentation chronologique lève le voile sur l’évolution stylistique des portraits officiels en Occident depuis deux siècles.

Description et étendue du projet:

• Enlèvement de l’amiante
• Réfection du plâtre dans l’aire principale
• Ajout d’éclairage pour les concerts et pour la mise en valeur des portraits et des vitraux
• Réfection de la salle principale au deuxième niveau pour conserver les instruments d’époque dans un espace à température contrôlée.
• Remplacement de la scène escamotable qui arrive en fin de vie
• Restauration des boiseries décoratives du plafond

Il s’agit d’une des salles de concert principales et d’un espace utilisés par d’autres services de McGill.

Renseignements connexes:

Veuillez lire attentivement ce qui suit:, approvisionnement durable.

Les entreprises avec lesquelles l’Université fera affaire dans le cadre du présent projet devront se conformer au Code de conduite des fournisseurs de l’Université McGill .

D’autres exigences pourraient devoir être remplies, notamment en ce qui concerne la quantification et la limitation des émissions de gaz à effet de serre pendant la durée du contrat ou la durée de vie de l’actif; les certifications de construction durable ou de produits durables; le recours à des entreprises autochtones ou d’économie sociale; et la conception circulaire.

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